Modernización de los procesos de la biblioteca Rosalía Palacios de la Unidad Educativa Nacional “Agustín Zamora Quintana” para la organización y control de los textos, basado en la clasificación decimal Dewey.
Síntesis del Proyecto
Descripción del Objeto de Estudio
La Escuela Unidad Educativa Nacional “Agustín Zamora Quintana” está adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Educación (MPPE), se encuentra ubicada en la Calle Circunvalación detrás de los Bloques Inavi, de la Avenida San Martín, fue fundada el 01 de octubre de 1952 por la Profesora Rosalía Palacios, primera Directora, realizan actividades desde preescolar hasta primaria, con una matrícula de 808 alumnos, con 28 aulas la mayoría de niños que estudian en el plantel son de la zona, el personal está integrado por:
Docentes: 38
- Docentes de Aula.
- Profesores de educación física.
- psicopedagogas.
- Profesora de música,
- Bibliotecarias,
- Auxiliar de preescolar,
- Coordinador de proyecto de alimentación escolar (PAE).
Obreros: 14
- Vigilante.
- Porteras.
- Mensajera.
- Personal de mantenimiento
Personal administrativo: 2
- Secretarias.
En el área del comedor hay una cooperativa denominada “Decimal” que cuenta con 4 empleados. El horario es 7 a.m. a 12 p.m. y 1 p.m. a 6 p.m.
En referencia a la biblioteca Rosalía Palacios, es un espacio mediano donde se realizan diversas actividades de recreación, obras de teatro con títeres, variedad en manualidades, lectura de poesías, dramatizaciones, lengua, literatura, cuentos, fabulas, mitos y orientaciones por parte de la bibliotecaria y semanalmente reciben 150 niños en cada turno y asisten por horarios. Durante una visita a la institución, en un recorrido efectuado en el proceso de diagnóstico se observo que existen mesones con sus sillas donde los alumnos cumplen sus asignaciones, los estantes son de tamaño regular, allí están los libros clasificados según corresponden, el armario donde se guarda el material que se utiliza y para complementar su funcionamiento cuentan con retroproyector, TV, VHS, DVD. Además indicaron que se rigen por el reglamento del Banco del libro.
La institución está a cargo de dos Docentes, la Directora Profesora Yagervi del Castillo y la Subdirectora Profesora Arlene Cardozo respectivamente, en el área de la biblioteca las encargadas son la Profesora Miriam Jaimes en el turno matutino y la Profesora María Elena Aragol el turno vespertino.
Objetivos
General
Modernizar los procesos de la biblioteca Rosalía Palacios de la Unidad Educativa Nacional “Agustín Zamora Quintana” para la organización y control de los textos, basado en la clasificación decimal Dewey.
Específicos
- Definir el diseño del sistema RP a implantar en la biblioteca.
- Determinar los recursos que se requieren para la realización del sistema RP en la biblioteca
- Verificar que el Sistema RP, proporcione una efectiva ejecución
- Evaluar las ventajas y desventajas que traería para la biblioteca de la Escuela “Agustín Zamora Quintana” modernizar los procesos manuales.
Justificación
El presente proyecto es de gran importancia para la Unidad Educativa Nacional “Agustín Zamora Quintana”, debido a que en la actualidad esta posee una biblioteca en sus instalaciones donde se ejecuta todas las actividades de control, distribución y codificación manual originando lentitud en la entrega, riesgo de pérdida de textos escolares por descontrol y otras que se derivan de estos métodos, dejando en evidencia la necesidad de implantar un sistema automatizado que modernice los procesos en el manejo adecuado de los textos, por la necesidad de que la información sea procesada y almacenada de una forma más efectiva para agilizar los procedimientos y así logar un control integral.
Con el desarrollo de un sistema automatizado a la medida de sus propias necesidades le proporcionará una mejor efectividad en el manejo y procesamiento de la información y a la vez aportara beneficios al personal administrativo, a los alumnos y a la institución que al organizar mejor le permiten implementar las actividades educativas que pudieran verse comprometidas por estos inconvenientes así como la incorporación de nuevas tareas.
Alcance del Proyecto
El presente proyecto se desarrolla en la biblioteca Rosalía Palacios de la Unidad Educativa Nacional Agustín Zamora Quintana adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Educación, ubicada en la calle Circunvalación detrás de los bloques Inavi, en la Avenida San Martín.
El objetivo principal del proyecto es la modernización de la biblioteca mediante la automatización del sistema de clasificación decimal Dewey a través de un programa informático como herramienta para el control y organización de los textos escolares.
Se realizará en un lapso de tres trimestres que comprende las siguientes etapas:
· El Diagnóstico: en esta etapa se realizó la investigación del objeto de estudio donde se analizaron las causas y consecuencias que determinaron el problema.
· El Desarrollo y Diseño del Sistema: recopilar información sobre el objeto de estudio, definición y diseño del programa a implantar.
· La Implementación y Evaluación del Sistema.
En tal sentido, se propone la implementación de un programa informático que facilite y contribuya a la efectividad de las tareas bibliotecarias. a la medida de sus propias necesidades permitiendo una mejor ejecución en el manejo y procesamiento de la información y a la vez aportando beneficios al personal administrativo, a los alumnos y a la institución que al organizar mejor, le permiten implementar las actividades educativas que pudieran verse comprometidas por estos inconvenientes así como la incorporación de nuevas tareas.
Las herramientas que se utilizarán para la realización de este sistema, estará desarrollado en aplicaciones WEB bajo el lenguaje de programación PHP, podrá ejecutarse con facilidad tanto en servidores WEB apache de Linux como en Internet Information Server de Microsoft en sus distintas versiones de Windows, el servidor local utilizado para este sistema será el Apache, base de datos PostgreSQL por su perfecta integración con el manejador.
El Sistema estará integrado por siete Módulos:
1. MODULO DE REGISTRO DE TEXTOS:
En este módulo se podrá ingresar, modificar, consultar y eliminar los textos que llegaran a la biblioteca de la institución.
2. MODULO DE PRESTAMOS:
Aquí se realizarán los préstamos de los textos a las distintas personas que hacen vida dentro de la institución, como son los alumnos, profesores, administrativos y obreros de esta casa de estudio.
3. MODULO DE DEVOLUCIONES:
El usuario del sistema tendrá una pantalla de consulta donde con tan solo escribir el código del libro o el código de la persona que está entregando el texto se desplegara una pantalla con toda la información necesaria para chequear lo antes escrito.
4. MODULO DE DESINCORPORACION:
Se podrá hacer la desincorporación de los textos ya sea por reparación, ruptura, perdida, robo, deterioro o simplemente por ser un libro equivocado en la biblioteca.
5. MODULO DE INVENTARIO O REPORTES:
Estos reportes serán realizados por periodos de fechas tanto diarios, semanales, mensuales y anuales, préstamos, desincorporaciones, ingresos y egresos de textos a la biblioteca.
6. MODULO DE CONSULTAS:
Este modulo se encargara de dar a conocer al usuario el stock de la biblioteca (stock de libros), mostrando la cantidad de libros que se encuentran en el momento disponibles para los prestamos.
7. MODULO DE ADMINISTRACION:
Mediante este módulo se ingresa, se elimina y se modifica las personas que manejaran el sistema.
Descripción del Funcionamiento y Desarrollo de los Módulos del Programa
Sistema de Clasificación Decimal Dewey
Melvil Dewey, bibliotecario del Amherst College en Massachusetts, EE.UU., creó en 1876 el Sistema Dewey de Clasificación, basado en la ordenación del conocimiento a través de dígitos. A un grupo principal se le asigna un dígito, del 0 al 9, y a cada nivel que deba ser creado dentro del grupo se le añade un nuevo dígito, es un sistema de clasificación de bibliotecas y desde el momento de su creación ha sido enormemente modificado y ampliado en el transcurso de sus veintidós principales ediciones que han ocurrido hasta 2004.
Clases principales
Dentro de esta clasificación se pueden mencionar las 10 grandes clases que conforman el Sistema Dewey de Clasificación (basadas en la Edición 21):
· 000 - Obras generales
· 100 - Filosofía y psicología
· 200 - Religión, teología...
· 300 - Ciencias sociales, ciencias políticas...
· 400 - Lenguaje y Lingüística (hemeroteca general con lucas y juan pablo)
· 500 - Ciencias puras (Matemáticas, ciencias naturales...)
· 600 - Ciencias aplicadas: medicina, tecnología...
· 700 - Bellas artes, juegos, deportes...
· 800 - Literatura
· 900 - Geografía, historia...
Sistema de codificación RP (Rosalía Palacios)
Las herramientas que se utilizarán para la realización de este sistema, el cual estará desarrollado en aplicaciones WEB bajo el lenguaje de programación PHP, ya que este puede ejecutarse con facilidad tanto en servidores WEB apache de Linux como en Internet Information Server de Microsoft en sus distintas versiones de Windows, este es un lenguaje interpretado de alto nivel, cuyo código es tocado con paginas HTML, el servidor local utilizado para este sistema será el Apache y por ultimo utilizaremos como base de datos PostgreSQL por su perfecta integración con el manejador.
El sistema RP, tendrá una pantalla de inicio donde se deberá ingresar un login y un password para poder ingresar al sistema, las personas que contaran con el acceso, serán solo los usuarios del sistema indicados por el administrador y dueños del mismo, los permisos y usuarios serán ingresados por un modulo de administrador que tendrá el sistema, una vez ingresado al sistema este presentara una pantalla de menú donde estarán todos los módulos necesario para gestionar la biblioteca de la institución escolar, este menú será interactivo con el usuario ya que él, con tan solo dar un clic sobre el modulo que quiera se le desplegara una ventana de campos y así poder manipular el sistema, dentro de los módulos encontraremos lo siguiente.
1. Módulo de Registro de textos:
Este módulo es el más importante del sistema RP, ya que en este se podrá ingresar, modificar, consultar y eliminar los textos que llegarán a la biblioteca de la institución, con tan solo darle un clic sobre el link ingresar texto, se abrirá una ventana con una serie de campos vacíos donde el usuario del sistema tendrán que llenar para así hacer la carga de los textos, los campos tendrán información netamente del libro a ingresar, como lo es el título del libro, clasificación o tipo de libro, el autor, editorial de distribución, y la fecha del día de ingreso, todo esto ligado a un código que posee el texto y un número de carga que será correlativo cada vez que se ingrese un texto al sistema, toda esta información será cargada en una base de datos previamente normalizada para así hacer una búsqueda de datos más sencilla, el siguiente link de este módulo será el de modificación de datos, modificar carga, este no es más que el encargado de hacer las correcciones en las cargas que se hayan realizado de manera incorrecta, la pantalla inicial de este será una ventana de opciones donde el usuario tendrá que escoger el método de búsqueda adecuado a los datos que el posea, es decir esta ventana tendrá una búsqueda por Núm. Carga, Código del libro y por fecha de carga, donde el usuario tendrá que elegir una de las tres y colocar el dato para así realizar la búsqueda de la carga mal realizada y poder modificar los datos incorrectos, el otro enlace que tendrá este módulo es el de consultar, consultar carga, en este solo se podrá consultar la información ingresada de los textos, igual que la anterior esta se hará por medio de una ventana de opciones que el sistema le dará al usuario para que consulte lo que el desee y por la forma que lo desee, aquí se podrá consultar por Núm. Carga, Autor, Código del libro, nombre del libro y fecha de ingreso del texto, por último el vinculo de eliminar carga de texto, como su nombre lo indica se podrá borrar una carga ya realizada, equivocada o salida del libro etc., de igual forma que los anteriores en este, con tan solo hacer un clic sobre el link se desplegara una ventana de dos opciones una que pedirá el numero de carga y la otra la fecha, estas son las cuatro formas que tendrá este módulo para manipulación de los textos que recibe la biblioteca.
2. Módulo de préstamos:
Este módulo no deja de ser importante dentro del sistema, es aquí donde se realizarán los prestamos de los textos a las distintas personas que hacen vida dentro de la institución, como son los alumnos, profesores, administrativos y obreros de esta casa de estudio, el funcionamiento es por medio de una pantalla amigable al usuario que se abrirá una vez hecho un clic sobre el vinculo prestamos, esta tendrá una serie de campos vacios que serán llenador por el usuario y unos campos de selección, donde se podrá elegir el libro que la persona desea por medio de el código de texto y así traer toda la información necesaria del texto hacer prestado, con respecto a los campos vacios el usuario deberá ingresar los datos de la persona que está pidiendo el libro, como, el nombre y apellido de la misma, la categoría de la persona, es decir, si es alumno, profesor, administrativo etc., el número de carnet, el lugar del préstamo (aula, sala, otros) y las fechas tanto de salida como de la entrega del texto, antes de ser prestado un texto de la biblioteca el encargado deberá chequear a la persona para ver si se encuentra en la base de datos del sistema y de que no posea ninguna deuda o multa por cualquier causa, para acceder a esta consulta se deberá hacer un clic en chequear personal y así se desplegará la pantalla indicada, otra información que deberá chequear la persona encargada del sistema es si el libro se encuentra en el stock de la biblioteca o si ya fue prestado, para poder acceder a esta no es más sino que hacer un clic en el vinculo chequear libro y de igual forma al anterior se desplegara la pantalla y se podrá chequear si el libro está en stock o no, por medio del código del libro o por el título del mismo.
3. Módulo de devoluciones:
Las devoluciones de los libros forman parte primordial de una biblioteca, ya que es de suma importancia que la persona que pide el libro se haga responsable del texto y sea cuidado para poder seguir el ciclo de préstamos, como primer paso de este módulo el encargado del sistema tendrá que pedir el carnet y el libro prestado a la persona responsable, en el momento de la entrega del libro, para así poder chequear si se está entregando el texto correcto y en el periodo que corresponde, el usuario del sistema tendrá una pantalla de consulta donde con tan solo escribir el código del libro o el código de la persona que está entregando el texto se desplegara una pantalla con toda la información necesaria para chequear lo antes escrito, el vínculo para esta consulta es consulta de devoluciones, de igual forma y en el mismo módulo habrá un vínculo de actualización de datos, donde el sistema actualizara los datos de la persona y guardará en la base de datos la información de que el libro ya fue entregado y las observaciones si es el caso, otro punto que formará parte de este módulo, es el de las renovaciones de préstamos que serán dadas por un periodo menor al hecho por primera vez y solo se renovara el préstamo dos veces seguidas a la misma persona, esto para que no acaparen los libros y puedan ser prestados a distintas personas que lo soliciten, para esto se utilizara el link renovación de préstamos, una de las cosas más importantes a la hora de recibir un libro en la biblioteca, el cual fue prestado, es el de chequear las condiciones del libro que se está recibiendo, ya que si se encuentran anomalías en el texto la biblioteca tendrá que realizar una sanción a la persona que estaba responsable de ese texto, al igual que si el libro es entregado en un periodo que no corresponda, las sanciones serán decididas por el personal de la biblioteca.
4. Módulo de desincorporación:
Este se puede decir, que es el módulo más sencillo del sistema RP, pero no el menos importante, en él se podrá hacer la desincorporación de los textos ya sea por reparación, ruptura, perdida, robo, deterioro o simplemente por ser un libro equivocado en la biblioteca, este vínculo será llamado desincorporación y la pantalla mostrara una serie de campos vacíos para ser llenados por el personal que realizara la tarea de eliminación esta información estará vinculada con él, o los textos que se vayan a desincorporar del sistema, como ayuda para el usuario la pantalla tendrá campos de selección donde se desplegaran los motivos de desincorporación del texto y así podrá elegir de manera sencilla el motivo, la fecha va hacer muy importante a la hora de eliminar un libro del sistema, ya que esta será necesaria y se tomará en cuenta al momento de hacer un inventario o generar reportes, de la salida de los libros.
5. Módulo de estadísticas o reportes:
Como en toda empresa se realizan tareas de inventarios y estadísticas de producción, dentro del colegio y por medio del sistema de RP se hará una de estas tareas para la biblioteca de la institución, esta no es más que la de sacar reportes de información acerca de las tareas que se realizan en este santuario de estudio, el sistema estará en la capacidad de hacer reportes en PDF acerca de las entradas y salidas de libros así como también de el stock de libros que se encuentran en la biblioteca, todo esto para que lleven un control sencillo y claro de toda la biblioteca, estos reportes serán realizados por periodos de fechas tanto mensuales como semanales, prestamos, desincorporaciones, ingresos y egresos de textos a la biblioteca, al abrir cualquiera de estas pantalla el usuario deberá llenar una casilla de datos para hacer la búsqueda, una vez realizada la búsqueda los datos serán importados a un archivo PDF y así poder imprimir los reportes.
6. Módulo de consultas:
Este módulo se encargará de dar a conocer al usuario el stock de la biblioteca (stock de libros), mostrando la cantidad de libros que se encuentran en el momento disponibles para préstamos, también la cantidad de libros prestados (préstamos), con toda la información vinculada al caso, el personal que labora en la institución (personal), y que se encuentran escritos en la biblioteca, otra consulta importante es la de los libros desincorporados del sistema (libros desincorporados), estas informaciones serán presentadas en la pantalla dependiendo que vínculo haya escogido la persona para chequear, una vez escogido el mismo se abrirá una pantalla de consulta la cual se debe llenar con la información exacta que se describe, un ejemplo de esto puede ser a la hora de consultar un libro para saber si se encuentra en el stock, la pantalla pedirá un código de libro , un autor o el título del libro.
7. Módulo de Administración:
Este al igual que el primer módulo explicado en esta síntesis, es sumamente importante en el sistema ya que es por aquí que se ingresa, se elimina y se modifica las personas que manejaran el sistema RP de igual forma se dará acceso y permisos a los nuevos usuarios, con una clave genérica y un password elegido por el usuario, para esta pantalla solo tendrá acceso la persona administradora del sistema elegida por el personal de la biblioteca y esta será capaz de ingresar a los nuevos usuarios y colocarle una clave genérica (nombre del colegio), para que luego por medio de otro vinculo el usuario pueda cambiarla y colocar así la preferida por ellos, se tendrá un link para el cambio de clave, donde el usuario podrá entrar y cambiar su clave genérica dada por el sistema y así hacer personal su perfil, estas claves de acceso será encriptados dentro del sistema para que nadie tenga la malicia de observar su contraseña en pantalla. El sistema tendrá varios usuarios y un nivel para cada uno, por ejemplo:
· Administrador (1)
· Encargado(2)
· Invitado(3)
Todos tendrán acceso a un número limitado de aplicaciones, menos el administrador. El administrador puede cambiar las aplicaciones que los demás usuarios pueden ver o modificar, como es el ejemplo de los ingresos y eliminaciones de usuario que se visualizan en este modulo.
Análisis del Problema
La Unidad Educativa Nacional Agustín Zamora Quintana dispone dentro de sus instalaciones un espacio destinado a la biblioteca, la cual lleva por nombre “Rosalía Palacios”, la misma brinda algunos beneficios como son la buena distribución en cuanto a su mobiliario y la disposición de su personal en la ejecución de sus actividades. La directiva de dicho plantel consideró en algún momento la automatización de la biblioteca como una medida de control, al disminuir el tiempo en los procedimientos de clasificación y codificación así como en las entradas y salidas de los textos, iniciativa que fue dejada de lado al considerar diversos factores que debilitaron la propuesta entre las que se estimo como muy relevante, la falta de presupuesto.
No obstante, la biblioteca actualmente se enfrenta con una limitación derivada de los métodos que hasta ahora se han utilizado para mantener el control y organización de las actividades que se desarrollan en sus áreas.
En primer lugar se evidencia por períodos prolongados de tiempo, la acumulación de los textos nuevos y los de circulación diaria, en lugares inadecuados como cajas, o escritorios hasta su clasificación y codificación e incorporación definitiva a los archivos correspondientes.
Adicional a lo expuesto se observa que la codificación para la organización de los textos se lleva de forma manual, lo cual requiere más tiempo, y no se dispone del mismo, además de ello se presenta otra debilidad en relación a que las docentes encargadas de la biblioteca manifiestan carecer de conocimientos en materia tecnológica.
Otro factor que afecta la optimización de las actividades de la biblioteca es la falta de dotación de un equipo de computación y de presupuesto para llevar a cabo la actualización tecnológica de los procesos de control y organización de los textos.
Debido a esta problemática se requieren mejoras en el control y planificación evitando ocasionar acumulación excesiva de trabajo que a la larga genera agotamiento del personal. En tal sentido, se propone la implementación de un programa informático que facilite y contribuya a la efectividad de las tareas bibliotecarias. Entre las situaciones que motivan a la ejecución imperiosa de modernizar los procesos en la biblioteca, se pueden mencionar:
· El extravío de textos escolares al momento de los préstamos.
· Imprecisión en la cantidad exacta de textos que existen, de los que llegan a la escuela, y los que devuelven de los préstamos que se realizan a los alumnos del plantel por encontrarse en tránsito para su cuantificación y archivo.
· Dificultad al momento de buscar algún texto requerido por parte del personal docente de aula.
· Retraso en la organización mensual de los textos que realizan las bibliotecarias.
En este sentido, se procede a realizar un proyecto con la finalidad de sistematizar acciones que formen parte de la solución al problema que se presenta en la institución Unidad Educativa Nacional Agustín Zamora Quintana. Desde esta perspectiva surgen las siguientes interrogantes
1. ¿Cuáles serán las ventajas y desventajas que traería la automatización de los procesos de control y organización para la biblioteca en la Unidad Educativa Nacional Agustín Zamora Quintana?
2. ¿Qué recursos serán necesarios para la implementación del sistema automatizado en la biblioteca de la Unidad Educativa Nacional Agustín Zamora Quintana?
3. ¿Qué estrategias se utilizarán para capacitar al personal encargado de la manipulación del sistema automatizado?
Análisis de la Participación
Grupo 1 Autores del Proyecto
GRUPOS | INTERESES | PROBLEMAS PERCIBIDOS | RECURSOS Y MANDATOS | |
Grupo 1 Autores del Proyecto: Bermúdez Jacqueline Luna María Yulimar Monloy Isbel Rangel Janeth Rivero Yenifer | Desarrollar y ejecutar el proyecto | Falta de disponibilidad de tiempo completo para las visitas a la Escuela. | Recurso Humano: encargados e llevar a cabo la formulacion y la ejecucion del proyecto. | |
Grupo 2 Beneficiarios del proyecto (UEN Agustín Zamora Quintana): Directora Docente Yagervy del Castillo Subdirectora Docente Arlene Cardozo Profesora Miriam Jaimes Profesora María Elena Aragol Alumnos Docentes | La ejecución eficaz del proyecto para lograr la organización de la biblioteca | Las venideras vacaciones escolares (2010) pudieran influir en el avance del proyecto. | Recurso Humano: personal encargado de manejar el Sistema (Bibliotecarias). | |
Grupo 3 Posibles entes del Financiamiento C.A. Metro de Caracas (Gerencia de Corresponsabilidad Social) Consejo Comunal Urbanización San Martin, Comité de Educación y Cultura | Comité de Educación del Consejo Comunal: Urb. San Martin, su finalidad es alcanzar el beneficio social utilizando adecuadamente los recursos. C.A. Metro de Caracas: (Gerencia de Corresponsabilidad Social), ayudar a la comunidad a través de su compromiso de responsabilidad social | Comité de Educación del Consejo Comunal Urb. San Martin: Falta de contacto con la Escuela Gerencia de Corresponsabilidad Social (C.A. Metro de Caracas): se espera respuesta de la comunicación dirigida a la Gerencia a fin de determinar si pueden financiar el proyecto. Comité de Educación del Consejo Comunal: Contribuir con el beneficio social de su comunidad y obtener el reconocimiento C.A. Metro de Caracas: cumplir con su compromiso de responsabilidad social | Recurso Financiero: Entes encargados de dar los aportes para la ejecucion del proyecto. | |
Grupo 4 Programador del sistema Ing. Wilson Vargas | Lograr un trabajo óptimo, bien programado y obtener un beneficio económico a través de las labores que realizarán. | Ofrecer los servicios. Tener los insumos, personas e información que requieran. Depende de la aprobación del presupuesto. | Recurso Humano: Profesional encargado de implantar el Sistema. | |
FUENTE: ELABORADO POR LOS AUTORES DEL PROYECTO | ||||
El propósito es modernizar la biblioteca Rosalía Palacios ubicada en la Escuela Unidad Educativa Nacional, “Agustín Zamora Quintana” mediante la implementación de un sistema de clasificación automatizado para mejorar el control y eficacia de la información sobre los textos escolares.
Conformado por:
Bermudez Jacqueline
Luna María Yulimar
Monloy Isbel
Rangel Janeth
Rivero Yenifer
Las funciones de la Directora Docente Yagerby del Castillo son dirigir, planificar y supervisar la ejecución de las actividades escolares, evalúa las políticas lineamientos, normativas y planes estableciendo estrategias para dar cumplimiento a lo planificado, soluciona problemas y toma decisiones.
La función de la Subdirectora Docente Arlenis Cardoso es coordinar el cumplimiento de las actividades escolares.
Las funciones de las encargadas de la biblioteca Profesora Miriam Jaime y la Profesora María Elena Aragol consisten en:
Planificar, coordinar y ejecutar los programas y actividades de la biblioteca escolar, de acuerdo con las características y necesidades de los estudiantes, apoyar los programas de educación, mantener la organización técnica del servicio aplicando las normas establecidas por el ente que los rige, velar por el buen funcionamiento y la calidad de los servicios, desarrollar actividades educativas, recreativas de esparcimiento con los alumnos y llevar la organización y control de los textos de manera manual.
- Planifica, conjuntamente con los docentes del plantel, las actividades y programas a desarrollar durante el año escolar.
- Asiste a los Concejos de Docentes para plantear las necesidades que existen en la biblioteca
- Realiza y coordina las actividades técnico-docente y administrativa que se desarrollan en la biblioteca.
- Planifica y dirige conjuntamente con los directivos, docentes alumnos padres y representantes actividades de promoción de la lectura y manejo de la fuente de información.
- Elabora y presenta informes sobre las actividades y servicios que prestan.
La función del Comité de Educación del Consejo Comunal Señora Ángela González (Vocera principal), la Señora Yuglys Alvarado es el apoyo en la búsqueda del financiamiento que contribuya con el desarrollo de proyectos que mejoren el funcionamiento de las instituciones educativas de la zona que le corresponde.
La función del Gerencia de Corresponsabilidad Social (C.A. Metro de Caracas) es contribuir con la comunidad en el financiamiento de proyectos que aporten beneficio social.
Grupo 4 Programador del sistema a implantar.
La función del programador del Ingeniero Wilson Vargas es lograr un trabajo óptimo, bien programado y obtener un beneficio económico a través de las labores que realizarán. Además de implantar el programa basado en el diseño realizado por las autoras del proyecto acorde con las necesidades planteadas.
ANALISIS CUALITATIVO DE ALTERNATIVAS | |||
CRITERIO | OPCION 1: | OPCION 2: | OPCION 1+2 |
IMPLANTACION DEL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN AUTOMATIZADO | CONOCIMIENTO DEL MANEJO DE LOS PROGRAMAS INFORMATICOS | AUTOMATIZACION Y CONOCIMIENTO | |
COSTO | MEDIO | BAJO | MEDIO |
POSIBILIDADES DE ÉXITO | ALTO | ALTO | ALTO |
COSTO/BENEFICIO | ALTO | BAJO | ALTO |
HORIZONTE DE TIEMPO | MEDIO | CORTO | MEDIO |
RIESGO SOCIAL | BAJO | BAJO | BAJO |
FUENTE: ELABORADO POR LOS AUTORES DEL PROYECTO | BAJO | ||
MEDIO | |||
ALTO | |||
Matriz del Marco Lógico
RESUMEN NARRATIVO DE OBJETIVOS | INDICADORES OBJETIVAMENTE VERIFICABLES | MEDIOS DE VERIFICACION | SUPUESTOS |
Fin *Modernizada la Biblioteca Rosalía Palacios con calidad y eficiencia en la organización y control de los textos escolares. | *100% de los textos existen en la biblioteca. | *Estadística mensual y anual del inventario de los textos escolares en la biblioteca. | *Que el presupuesto requerido no sea aprobado *Que el Programador no cumpla con la meta establecida |
Propósito *Mejorado el proceso de organización y control de la biblioteca facilitando las labores de las bibliotecarias para hacer posible una gestión adecuada de la información. | * 90% en la reducción del extravío de textos escolares en la biblioteca. *90% de rapidez en la localización de los textos requeridos por parte de los docentes de aula. | *Estadística de control de circulación de los textos escolares en la biblioteca. *Encuesta aplicada a los docentes de la Unidad Educativa Nacional Agustin Zamora Quintana. | *Que el presupuesto requerido no sea aprobado *Que el Programador no cumpla con la meta establecida |
Componentes *Sistema requerido implantado en la biblioteca a través de un programa informático fortaleciendo la gestión que se realiza. *Personal bibliotecario capacitado para el manejo del nuevo sistema | *El 100% del Funcionamiento del sistema optimo. * El 100 % del personal bibliotecario capacitado | *Informe de la ejecución del programa | *Que el presupuesto requerido no sea aprobado. *Que el Programador no cumpla con la meta establecida |
Actividades *Diseño e implementación del sistema propuesto *Adquisición, traslado e instalación del equipo de Computación y mobiliario en la biblioteca *Capacitación de las Bibliotecarias * Elaboración del Manual de procedimientos del sistema implantado *Taller de adiestramiento | *El 100% de la biblioteca Rosalía Palacios cuenta con el Equipamiento adecuado para el desempeño de sus funciones. *El 100% del Manual de procedimientos elaborado efectivamente y de fácil comprensión. | *Ejecución presupuestaria del programa | *Que el presupuesto requerido no sea aprobado. *Que el Programador no cumpla con la meta establecida |
FUENTE: ELABORADO POR LOS AUTORES DEL PROYECTO | |||
PROYECTO DE MODERNIZACIÓN PARA EL CONTROL Y ORGANIZACIÓN DE TEXTOS EN LA BIBLIOTECA DE LA UNIDAD EDUCATIVA AGUSTIN ZAMORA QUINTANA, BAJO LA CLASIFICACIÓN DECIMAL DEWEY.
1. Título: Modernización para el control y organización de textos en la biblioteca de la Unidad Educativa Agustín Zamora, bajo la clasificación decimal Dewey.
2. Objetivos
2.1. General: Diseñar un sistema de información en software libre para el control y organización de textos en la biblioteca de la Unidad Educativa Agustín Zamora.
2.2. Específicos:
· Realizar el levantamiento de la información, estableciendo los requerimientos y procedimientos de la Biblioteca.
· Crear la base de datos del Sistema para el Control y organización de textos.
· Gestionar todo lo relacionado a los procesos que se realizan en la biblioteca de la unidad educativa Agustín Zamora.
· Generar reportes e inventarios semanales, mensuales o anuales de los textos en la biblioteca.
· Automatizar el manejo de la entrada y salida de textos.
Avance del Sistema
Con el gran avance de la tecnología, la incursión de software libre como herramienta administrativa es de gran importancia para la transformación de los sistemas dentro de cualquier institución, es por esto que en la Unidad Educativa Nacional Agustín Zamora Quintana se lleva a cabo este proyecto el cual dará paso a la nueva tecnología que transformará un sistema de biblioteca manual a uno de gran avance tecnológico el cual llevará por nombre RP.
De acuerdo con las necesidades planteadas por el Personal Docente, Directivo y bibliotecario, y respetando las exigencias de trabajo de la institución, se inició el proceso de levantamiento de información respectivo, para la modernización del sistema que funciona en la Biblioteca “Rosalía Palacios”.
A partir de un análisis profundo del sistema, se plantea el siguiente proyecto para mejorar el desempeño y dar una solución viable al mismo, además facilitar la organización y control de los textos, ofreciendo eficacia en el servicio que presta en la biblioteca.
Apoyarse en un sistema moderno que facilite y permita optimizar los procesos actuales que maneja la biblioteca de la institución, con respecto a las diferentes actividades así como todo lo referente al manejo de los textos.
Con respecto al sistema RP, luego de un análisis exhaustivo de las debilidades que posee la biblioteca y de las reuniones sucesivas con el personal que allí labora para el conocimiento del sistema y necesidades requeridas se estableció como puntos relevantes de la situación actual.
La modernización del sistema, donde se propone mejorar los procesos que posee la biblioteca, con unas pantallas creadas para el usuario y a su vez, una carga de datos sencilla y rápida de manejar.
ü La carga de textos completa para así llevar un buen control de los libros que entran y salen de la biblioteca.
Dentro de este proceso de modernización, se está analizando y levantando información acerca de cómo mejorar al máximo el sistema de la biblioteca, respetando los estándares, requerimientos y necesidades establecidas tanto por el personal Directivo y Bibliotecario, como la del profesor de la cátedra, podemos decir que los requerimientos más relevantes que debe tener el sistema pueden ser:
- El sistema debe estar en condición de almacenar los distintos tipos de textos que llegan a la biblioteca y así mismo, debe llevar el control de préstamos.
- Hacer préstamos al personal que labora en la institución y a los alumnos, por medio de códigos para un mejor control.
- Llevar un registro exhaustivo de los textos que entran y salen del plantel.
- El sistema debe tener un proceso de consulta que se encargará de revisar todo lo referente a los textos,.
- En cuanto a la seguridad, debe poseer un proceso que se encargue de todo lo referente a los respaldos y permisos especiales para acceder al sistema, así como un seguimiento del acceso al mismo.
- Para mayor facilidad del sistema, debe tener un catálogo de códigos y siglas, que servirá para las consultas, en el momento que no se maneje el nombre completo, de la consulta a realizar.
- Una guía para el manejo del sistema, (manual de usuarios)
- Para el acceso al sistema los usuarios deben poseer un permiso especial, para que no ingrese cualquier persona, estos permisos serán dados mediante una tabla de niveles, asignados por el personal de la Biblioteca.
- Un requerimiento que debe poseer el sistema es manejarse bajo la clasificación decimal Dewey.
- El sistema debe borrar los registros de las personas al momento de las devoluciones de los textos.
- El sistema deberá generar una multa para las personas que no entreguen el libro en las fechas indicadas.
- Deberá generar reportes de entrada, salida y préstamos de libros tanto semanales, mensuales y anuales.
Definición y Alcance del Sistema RP
Definición del Sistema RP
Las herramientas que se utilizarán para la realización de este sistema, el cual está desarrollado en aplicaciones WEB bajo el lenguaje de programación PHP, debido a que puede ejecutarse con facilidad tanto en servidores WEB apache de Linux como en Internet Information Server de Microsoft en sus distintas versiones de Windows, este es un lenguaje interpretado de alto nivel, cuyo código es tocado con paginas HTML, el servidor local utilizado para este sistema será el Apache y por ultimo utilizaremos como base de datos PostgreSQL por su perfecta integración con el manejador.
Es un Sistema de información que se ha denominado RP del cual se puede decir que cumple con los parámetros y componentes básicos para serlo:
- Usuarios.
- Mecanismos de entrada y salida de la información.
- Almacenes de datos, información y conocimiento.
- Mecanismos de recuperación de información.
Este sistema está realizado bajo plataforma web, el cual lo hace muy distinto a los demás y trae beneficio tanto para la institución, como para los usuarios que lo operan, este tipo de diferencia se ve reflejada en los costos de las instituciones, en la rapidez de obtención de la información y en la optimización de las tareas por parte de los beneficiarios, una de las grandes ventajas que poseen estos sistemas web es que se puede acceder a la información desde cualquier lugar dentro de la institución e incluso desde el exterior, siempre y cuando se esté conectado a la web por medio de una red, es muy sencillo y cuenta con pantallas de fácil manejo.
El sistema RP, tendrá una pantalla de inicio donde se deberá ingresar un login y un password para poder ingresar al sistema, las personas que contaran con el acceso, serán solo los usuarios del sistema indicados por el administrador y dueños del mismo, los permisos y usuarios serán ingresados por un módulo de administrador que tendrá el sistema, una vez ingresado al sistema este presentara una pantalla de menú donde estarán todos los módulos necesario para gestionar la biblioteca de la institución escolar, este menú será interactivo con el usuario ya que él, con tan solo dar un clic sobre el modulo que quiera se le desplegara una ventana de campos y así poder manipular el sistema.
Alcance del Sistema RP
El objetivo principal del sistema RP es llevar el control y organización adecuado de los textos escolares, donde se desarrollan todas las interfaces con las que el usuario interactué correspondiente a todos los módulos incluidos en esta primera fase, con un diseño llamativo, haciendo de estas interfaces un entorno de fácil manejo para el usuario. Todo esto bajo entorno Web, donde los usuarios acceden al sistema mediante un navegador Web.
En esta fase se desarrollará el funcionamiento y pantallas del sistema realizando el levantamiento de la información, con los requerimientos y procedimientos de la Biblioteca, la implantación, pruebas y ajustes requeridos, proporcionar el entrenamiento a los operadores del sistema, realización y entrega de los manuales del usuario y del funcionamiento del mismo.
La estrategia de implantación del sistema RP estará determinada en función de la envergadura del sistema, es decir de acuerdo al número de módulos y considerando la mucha o poca complejidad de cada una de las actividades, el encargado del desarrollo e Implantación del sistema es el Ingeniero Wilson Vargas, para ello se planea la revisión de los requisitos de implantación (infraestructura, instalación, formación) y se propone que su uso inicial se encuentre libre de problemas.
Una vez analizada la información anterior, se define un plan de implantación que permita calcular adecuadamente el esfuerzo y los recursos necesarios para llevar a cabo con éxito la implantación. Dicho plan debe contemplar todas las tareas relacionadas con:
- La preparación de la infraestructura necesaria para la incorporación del sistema al entorno de operación.
Para llevar a cabo la referida preparación es necesario determinar que en la escuela Agustín Zamora Quintana ubicada en la Calle Circunvalación detrás de los Bloques Inavi, de la Avenida San Martín específicamente en la biblioteca Rosalía Palacios se ha escogido un espacio que se considera el apropiado para instalar el PC y que este cuente con la conexión a internet que tenga instalado un navegador Web operativo (Windows o Linux).
- La instalación de todos los componentes y procedimientos manuales y automáticos asociados a cada sistema de información implicado en la implantación.
· El proceso de verificar la instalación del equipo lo llevaran a cabo los autores del proyecto.
· La ejecución de los procedimientos de carga inicial y migración de datos, si se determinó su necesidad y lo llevará a cabo el Ingeniero Wilson Vargas.
· La realización de las pruebas de implantación y aceptación del sistema, lo llevará a cabo el Ingeniero Wilson Vargas en compañía de los autores del proyecto y el personal de la institución.
- Se tiene prevista la instalación del Sistema RP entre los días 22 y 26 de Noviembre del 2010.
- La formación necesaria para la implantación, tanto a usuarios finales como al equipo (Ingeniero Wilson Vargas, autores del proyecto y el personal de la institución) que se encarga de realizar las pruebas de implantación y aceptación del sistema.
- La formación para que los usuarios finales sean capaces de utilizar el sistema de manera satisfactoria como ha sido establecida, previamente, en la actividad.
Después de definir la problemática existente y establecer las causas que se consideran relevantes para hacer una propuesta de desarrollo e implantación de un sistema, es necesario realizar un estudio de factibilidad para determinar la infraestructura tecnológica y la capacidad técnica que implica la implantación de un sistema automatizado para organización y control de los textos de la biblioteca Rosalía Palacios, así como los costos, beneficios y grado de aceptación de la propuesta en la Unidad Educativa Nacional Agustín Zamora Quintana. Este análisis permitió la posibilidad de diseñar un sistema y los aspectos factibles tomados en cuenta son los siguientes: Factibilidad Psicosocial La Unidad Educativa Nacional Agustín Zamora Quintana, se encarga de impartir la educación integral a niños desde preescolar hasta sexto grado a los cuales además de las actividades propias de cada grado cuentan con el servicio de biblioteca brindándoles un contexto apropiado, donde puedan realizar sus investigaciones para complementar sus estudios de manera flexible lo que va en beneficio de la Comunidad en general. La inmensa aceptación por parte de las autoridades del colegio, docentes encargadas de la biblioteca, alumnos, concejo comunal etc., que nos permitió plantear el presente proyecto con la intención de mejorar, modernizar e implantar el proceso de automatización para el control de la biblioteca, y debido a tan grata atención por parte de todos los involucrados se pudo percibir que es un proyecto totalmente factible desde el punto de vista social. Factibilidad Técnica Indica si se dispone de los conocimientos y habilidades en el manejo métodos, procedimientos y funciones requeridas para el desarrollo e implantación del proyecto. Además indica si se dispone del equipo y herramientas para llevarlo a cabo, de no ser así, si existe la posibilidad de generarlos o crearlos en el tiempo requerido por el proyecto. En esta investigación se analizaron los recursos técnicos, con los que cuenta la biblioteca Rosalía Palacios para la realización de sus operaciones y dado que esta no cuenta con la automatización de sus procesos, se considero realizarle la propuesta correspondiente. De acuerdo a la tecnología necesaria se hicieron evaluaciones bajo tres enfoques que consideramos relevantes: Hardware, Software y Recurso Humano, veamos estas consideraciones: Factibilidad Técnica (Hardware) En el caso de los requerimientos de hardware la escuela cuenta con un equipo asignado para la biblioteca sin embargo el mismo no ha sido instalado por los costos que la adecuación representan y con la propuesta tecnológica se ha motivado para su ubicación definitiva. Descripción del Hardware Propuesto
Factibilidad Técnica (Software) Cuadro 01
Cuadro 02
Fuente: Elaborado por los autores, (Caracas, 2010). Factibilidad Económica Se refiere a que se dispone del capital en efectivo o de los créditos de financiamiento necesario para invertir en el desarrollo del proyecto. Veamos en un breve resumen la manera como se han considerado y presentado los costos necesarios para la implantación del sistema que se propone: Cuadro 3. Costo del equipo (Hardware)
Fuente: Elaborado por los autores, (Caracas, 2010). Nota: Para efectos de la presentación de la propuesta, dicho monto no será considerado dentro de los costos, ya que la finalidad del proyecto es realizar la donación del mismo o en su defecto trabajar con los equipos con que cuenta la institución. Costos de Desarrollo El desarrollo del sistema no generara ningún costo para el colegio debido a que será realizado de forma gratuita para cumplir con los requerimientos del proyecto. Cuadro 4. Costo del Software
Fuente: Elaborado por los autores, (Caracas, 2010). Costos de Adiestramiento El adiestramiento se le dará a los usuarios del sistema, el mismo consistirá en la explicación progresiva y eficaz del sistema este adiestramiento de dará de forma gratuita por parte de los diseñadores del sistema. Cuadro 5 Costo de Adiestramiento
Fuente: Elaborado por los autores, (Caracas, 2010). Cuadro 6 Otros gastos
Fuente: Elaborado por los autores, (Caracas, 2010). Costo total del proyecto
Fuente: Elaborado por los autores, (Caracas, 2010). Factibilidad Operativa Se refiere a que debe existir el personal capacitado requerido para llevar a cabo el proyecto y así mismo, deben existir usuarios finales dispuestos a emplear los productos o servicios generados por el proyecto o sistema desarrollado. Con respecto a la factibilidad operativa se puede decir que no es necesario de un personal altamente calificado para usar el sistema automatizado de control de la biblioteca , ya que uno de los objetivos principales de este es logra que sea de fácil manejo para los usuarios y las persona que en un momento dado la escuela necesite que lo maneje , por tal motivo la Directora y las bibliotecarias que son las docentes encargadas de la parte administrativa de la biblioteca podrán utilizarlo sin problemas, siempre se les haya dado una inducción para su uso. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
